Polityka prywatności EpiicRealmWorld
Dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych osobowych, tak jak dbasz o swoje ulubione tytuły w bibliotece gier. Poniżej znajdziesz pełne zasady ich przetwarzania w serwisie EpiicRealmWorld.
1. Wstęp
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników serwisu sklepu internetowego z grami EpiicRealmWorld, dostępnego pod adresem https://epiicrealmworld.com. Dokument opisuje w szczególności, jakie dane osobowe gromadzimy, w jakich celach je wykorzystujemy, na jakiej podstawie prawnej odbywa się przetwarzanie oraz jakie prawa przysługują użytkownikom w związku z korzystaniem z naszego serwisu.
Polityka ma zastosowanie do wszystkich użytkowników korzystających z funkcjonalności serwisu, w szczególności do osób dokonujących zakupów, rejestrujących konta, zapisujących się do newslettera, korzystających z formularzy kontaktowych oraz z funkcji wsparcia klienta i czatu na żywo.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu EpiicRealmWorld (dalej: „Administrator”) jest podmiot prowadzący sklep internetowy EpiicRealmWorld, odpowiedzialny za określenie celów i sposobów przetwarzania danych osobowych.
Administrator odpowiada za zgodne z prawem wykorzystywanie danych osobowych, a także za wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ich ochronę. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych użytkownik może skontaktować się z Administratorem w sposób opisany w sekcji 12. Kontakt.
Administrator może wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych lub osobę odpowiedzialną za nadzór nad przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych, o czym użytkownicy zostaną poinformowani w sposób przejrzysty poprzez aktualizację niniejszej Polityki lub odpowiedni komunikat w serwisie.
3. Rodzaje gromadzonych danych
W związku z korzystaniem z serwisu EpiicRealmWorld gromadzimy różne kategorie danych osobowych, w zależności od tego, z jakich funkcji i usług korzysta użytkownik. Dane te mogą obejmować w szczególności:
3.1. Dane podawane podczas rejestracji konta
Podczas tworzenia konta użytkownika w serwisie możemy przetwarzać następujące dane:
- imię i nazwisko lub wybrany pseudonim (nick),
- adres e-mail,
- hasło (przechowywane w postaci zaszyfrowanej),
- opcjonalnie: numer telefonu kontaktowego,
- informacje o wybranych preferencjach dotyczących platform, gatunków gier oraz powiadomień marketingowych.
3.2. Dane gromadzone podczas składania zamówień
Podczas realizacji zamówień na gry, akcesoria lub inne produkty dostępne w sklepie internetowym możemy przetwarzać m.in.:
- imię i nazwisko odbiorcy,
- adres dostawy (ulica, numer domu/mieszkania, kod pocztowy, miejscowość, kraj),
- adres do faktury (jeśli inny niż adres dostawy),
- adres e-mail i numer telefonu do kontaktu w sprawie dostawy,
- dane transakcyjne, w szczególności: numer zamówienia, wybrana metoda płatności, status płatności, data i godzina transakcji,
- informacje dotyczące sposobu dostawy, wybranego przewoźnika i numeru przesyłki.
3.3. Dane związane z korzystaniem z serwisu
Podczas przeglądania serwisu, korzystania z wyszukiwarki, przeglądania produktów, dodawania ich do koszyka lub listy ulubionych, a także w ramach korzystania z konta i panelu użytkownika, możemy przetwarzać również:
- historię przeglądanych produktów i kategorii,
- historię wyszukiwań, filtrów i sortowania,
- historię zakupów i aktywność w ramach konta (np. zapisane listy życzeń, ostatnio oglądane gry),
- preferencje dotyczące platform (np. PC, PlayStation, Xbox, Nintendo) oraz typów produktów,
- informacje techniczne, takie jak: adres IP, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, ustawienia językowe, ustawienia wyświetlania,
- dane zbierane za pomocą plików cookies i podobnych technologii, służące m.in. do analityki, personalizacji oraz zapewnienia prawidłowego działania serwisu.
3.4. Dane związane z obsługą klienta i komunikacją
W ramach kontaktu z działem obsługi klienta (np. przez formularz kontaktowy, e-mail, czat na żywo w zakładce Support lub Contact Us) możemy przetwarzać:
- imię i nazwisko lub pseudonim użytkownika,
- adres e-mail, numer telefonu (jeśli został podany),
- treść zapytania, reklamacji lub zgłoszenia,
- dane dotyczące historii zakupów i konta, jeśli są niezbędne do obsługi danego zgłoszenia,
- nagrania lub zapis korespondencji (np. w formie transkryptu czatu), przechowywane dla celów dowodowych, szkoleniowych oraz usprawnienia obsługi.
3.5. Dane marketingowe i analityczne
W przypadku wyrażenia odpowiednich zgód lub gdy wynika to z prawnie uzasadnionego interesu Administratora, możemy przetwarzać również:
- dane dotyczące uczestnictwa w akcjach promocyjnych, konkursach i programach lojalnościowych,
- informacje o otwieraniu wiadomości e-mail, klikaniu w linki, preferowanych typach ofert,
- dane pozyskiwane w wyniku analizy ruchu na stronie i zachowań użytkowników, służące do personalizacji treści, rekomendacji gier, dopasowywania komunikacji marketingowej oraz optymalizacji serwisu.
4. Cele przetwarzania danych
Dane osobowe użytkowników serwisu EpiicRealmWorld są przetwarzane wyłącznie w jasno określonych, zgodnych z prawem celach. W szczególności należą do nich:
4.1. Realizacja zamówień i umów sprzedaży
Przetwarzamy dane użytkowników, aby umożliwić złożenie i realizację zamówień w sklepie, w tym:
- przyjmowanie i potwierdzanie zamówień,
- przetwarzanie płatności za zamówienia,
- przygotowanie produktów do wysyłki oraz ich dostarczenie,
- obsługa zwrotów, reklamacji i roszczeń gwarancyjnych.
4.2. Obsługa konta użytkownika i panelu klienta
Dane osobowe są wykorzystywane do utworzenia i prowadzenia konta w serwisie, w szczególności do:
- umożliwienia logowania i autoryzacji użytkownika,
- prezentowania historii zamówień, zapisanych adresów, ulubionych produktów oraz preferencji,
- zarządzania ustawieniami konta, w tym preferencjami dotyczącymi newslettera, powiadomień i zgód marketingowych.
4.3. Personalizacja oferty i doświadczenia w serwisie
Analizujemy dane o zachowaniu użytkowników, aby zapewnić jak najbardziej dopasowane doświadczenie zakupowe i ułatwić znalezienie interesujących gier oraz promocji. Obejmuje to m.in.:
- prezentowanie rekomendowanych produktów na podstawie historii przeglądania i zakupów,
- dostosowanie treści strony głównej, zakładki Offers oraz list produktów do preferencji użytkownika,
- dopasowywanie komunikatów w ramach serwisu, newslettera i kampanii reklamowych.
4.4. Cele marketingowe i informacyjne
Za zgodą użytkownika lub w ramach prawnie uzasadnionego interesu możemy wykorzystywać dane do:
- wysyłania newsletterów, informacji o nowych tytułach, premierach, promocjach i ekskluzywnych ofertach,
- przeprowadzania akcji specjalnych, konkursów i programów lojalnościowych,
- prezentowania reklam dopasowanych do zainteresowań użytkownika (w tym z wykorzystaniem narzędzi zewnętrznych partnerów).
4.5. Obsługa zapytań, wsparcia i czatu na żywo
Dane są przetwarzane w celu zapewnienia sprawnej obsługi klienta, w tym:
- udzielania odpowiedzi na pytania dotyczące zamówień, produktów, płatności i funkcjonowania serwisu,
- obsługi reklamacji i zgłoszeń serwisowych,
- utrwalania korespondencji i zgłoszeń dla celów dowodowych oraz podniesienia jakości wsparcia.
4.6. Cele analityczne, statystyczne i poprawa działania serwisu
Dane dotyczące korzystania z serwisu mogą być wykorzystywane do:
- analizowania ruchu i sposobu korzystania z poszczególnych sekcji strony (np. Shop, Platforms, Trailers),
- optymalizacji działania wyszukiwarki, filtrów i procesu zakupowego,
- testowania nowych funkcjonalności, usprawniania interfejsu i poprawy wydajności technicznej.
4.7. Wypełnianie obowiązków prawnych i dochodzenie roszczeń
W niektórych przypadkach dane osobowe są przetwarzane w celu:
- realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych i konsumenckich,
- przechowywania dokumentacji księgowej i sprzedażowej,
- dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, w tym w postępowaniach sądowych i administracyjnych.
5. Podstawa prawna przetwarzania danych
Przetwarzanie danych osobowych w serwisie EpiicRealmWorld odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (UODO).
W zależności od celu przetwarzania, podstawą prawną może być:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy (np. realizacja zamówień, prowadzenie konta użytkownika),
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. obowiązki podatkowe, rachunkowe, rozpatrywanie reklamacji),
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią (np. dochodzenie roszczeń, analiza statystyczna, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, personalizacja w oparciu o historię zakupów w granicach uzasadnionego interesu),
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, w sytuacjach, w których jest ona wymagana (np. wysyłka newslettera, wybrane działania marketingowe, stosowanie niektórych kategorii cookies marketingowych, udział w konkursach i programach specjalnych).
Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda użytkownika, ma on prawo w każdej chwili ją wycofać, przy czym nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
6. Udostępnianie danych podmiotom trzecim
W celu zapewnienia kompleksowej, bezpiecznej i sprawnej obsługi użytkowników oraz realizacji zamówień, dane osobowe mogą być przekazywane zaufanym podmiotom trzecim, które świadczą usługi na rzecz Administratora. Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na podstawie zawartych umów i zgodnie z instrukcjami Administratora, z zachowaniem odpowiednich środków ochrony.
W szczególności dane mogą być przekazywane:
- operatorom płatności elektronicznych i bankom – w zakresie niezbędnym do obsługi płatności online i zwrotów środków za zamówienia,
- firmom kurierskim i operatorom logistycznym – w celu dostarczenia zamówionych produktów pod wskazany adres,
- dostawcom usług IT – odpowiedzialnym za utrzymanie infrastruktury technicznej, hostingu, systemów sprzedażowych, narzędzi analitycznych oraz komunikacyjnych,
- dostawcom usług marketingowych i analitycznych – w celu prowadzenia kampanii reklamowych, newsletterów, analizy ruchu na stronie i optymalizacji serwisu, w ramach prawnie uzasadnionego interesu lub na podstawie zgody,
- podmiotom świadczącym usługi obsługi klienta – w tym platformom czatu na żywo i systemom ticketowym, które wspierają proces udzielania odpowiedzi na zgłoszenia.
Dane osobowe mogą być także przekazywane organom państwowym i instytucjom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa (np. sądy, organy ścigania, organy podatkowe), wyłącznie w zakresie wymaganym przez przepisy lub niezbędnym do ochrony praw Administratora lub osób trzecich.
Co do zasady dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z określonych usług lub narzędzi dojdzie do takiego przekazania, będzie ono realizowane z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych lub decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony.
7. Przechowywanie i okres retencji danych
Dane osobowe użytkowników są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub uzasadniony okres przedawnienia roszczeń. W praktyce oznacza to, że:
- dane związane z realizacją zamówień są przechowywane przez okres niezbędny do wykonania umowy, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego,
- dane dotyczące konta użytkownika są przechowywane przez cały okres aktywności konta; w przypadku jego usunięcia dane mogą być przechowywane przez czas potrzebny do zabezpieczenia roszczeń oraz wypełnienia obowiązków prawnych,
- dane przetwarzane na potrzeby działań marketingowych są przechowywane do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania w tym celu,
- dane związane z obsługą reklamacji i zgłoszeń przechowywane są przez okres niezbędny do rozpatrzenia zgłoszenia, a następnie przez czas przedawnienia ewentualnych roszczeń,
- dane zbierane na potrzeby analityki i statystyki są przetwarzane w formie zanonimizowanej lub pseudonimizowanej, w zakresie i przez okres niezbędny do realizacji tych celów.
Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane, anonimizowane lub ograniczane w przetwarzaniu, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez obowiązujące przepisy prawa lub niezbędne do ochrony praw Administratora.
8. Prawa użytkownika
W związku z przetwarzaniem danych osobowych użytkownikom przysługują prawa wynikające z RODO. Każda osoba, której dane dotyczą, ma w szczególności prawo do:
- dostępu do swoich danych – uzyskania informacji, czy Administrator przetwarza jej dane osobowe, a jeśli tak, otrzymania ich kopii oraz informacji o szczegółach przetwarzania,
- sprostowania (poprawiania) danych – żądania niezwłocznego poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
- usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przez RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy zgoda została cofnięta, a nie istnieje inna podstawa przetwarzania,
- ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. na czas weryfikacji poprawności danych lub rozpatrywania sprzeciwu,
- przenoszenia danych – otrzymania danych, które zostały dostarczone Administratorowi, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania ich innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
- sprzeciwu wobec przetwarzania – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym profilowania; w przypadku sprzeciwu dane nie będą dalej przetwarzane w tym celu, chyba że Administrator wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec interesów użytkownika,
- cofnięcia zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, użytkownik ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli użytkownik uzna, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Realizacja praw użytkownika jest możliwa poprzez kontakt z Administratorem zgodnie z danymi wskazanymi w sekcji 12. Kontakt. Administrator może zwrócić się o podanie dodatkowych informacji w celu potwierdzenia tożsamości osoby zgłaszającej żądanie, jeśli jest to niezbędne do właściwej identyfikacji.
9. Bezpieczeństwo danych
Administrator przykłada szczególną wagę do ochrony danych osobowych użytkowników serwisu EpiicRealmWorld oraz dąży do zapewnienia im wysokiego poziomu bezpieczeństwa, adekwatnego do ryzyk związanych z przetwarzaniem. W tym celu stosowane są odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności:
- zabezpieczenia infrastruktury serwerowej i baz danych,
- szyfrowanie komunikacji między urządzeniem użytkownika a serwisem (np. z wykorzystaniem protokołu HTTPS/TLS),
- regularne aktualizacje oprogramowania i systemów wykorzystywanych do obsługi serwisu,
- kontrola dostępu do danych osobowych, ograniczona wyłącznie do osób upoważnionych i przeszkolonych,
- stosowanie mechanizmów uwierzytelniania i autoryzacji użytkowników, w tym ochrony haseł poprzez ich szyfrowanie i wymuszanie odpowiedniej złożoności,
- procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa, monitorowania systemów oraz regularnych przeglądów i audytów.
Pomimo stosowania zaawansowanych zabezpieczeń, korzystanie z usług elektronicznych wiąże się z pewnym ryzykiem, dlatego użytkownik powinien również dbać o bezpieczeństwo swoich danych, w szczególności poprzez zachowanie poufności danych do logowania, korzystanie z aktualnego oprogramowania antywirusowego oraz unikanie logowania z niezaufanych urządzeń i sieci.
11. Zmiany polityki prywatności
Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w przepisach prawa, rozwoju funkcjonalności serwisu, stosowanych technologii lub oferowanych usług. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana w niniejszej zakładce serwisu, z podaniem daty ostatniej aktualizacji.
W przypadku istotnych zmian, które mogą wpływać na sposób przetwarzania danych osobowych użytkowników, Administrator może dodatkowo poinformować o nich poprzez wyraźny komunikat w serwisie (np. baner informacyjny) lub za pośrednictwem wiadomości e-mail przesłanej na adres powiązany z kontem użytkownika.
Dalsze korzystanie z serwisu po wejściu w życie zmian w Polityce Prywatności oznacza ich akceptację. Użytkownik zachęcany jest do regularnego zapoznawania się z aktualnym brzmieniem Polityki, aby pozostawać na bieżąco z zasadami ochrony danych osobowych.
12. Kontakt
Wszelkie pytania, wnioski lub żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych, a także chęć skorzystania z praw opisanych w sekcji 8. Prawa użytkownika, można kierować do Administratora w następujący sposób:
- za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego w zakładce Contact Us,
- poprzez zgłoszenie do działu wsparcia w zakładce Support,
- za pomocą danych kontaktowych wskazanych w regulaminie serwisu dostępnym w zakładce Terms and Conditions.
W zgłoszeniu warto zawrzeć informacje pozwalające na jednoznaczną identyfikację użytkownika oraz precyzyjny opis żądania, co ułatwi i przyspieszy udzielenie odpowiedzi. Administrator dołoży starań, aby odpowiedzieć na zgłoszenie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminach przewidzianych przez obowiązujące przepisy prawa.